المقدمة
إن وجود سجل للأصول لا يعني بالضرورة أنك تعرف أصولك.
مع مرور الوقت:
- يتم نقل الأصول من مكان إلى آخر
- تتعطل المعدات
- يغادر الموظفون
- يتم استبدال الأجهزة
- تبقى أصول وهمية مدرجة في السجلات
- لا يتم تسجيل المشتريات الجديدة
أظهرت دراسة عالمية أن أكثر من 25٪ من سجلات الأصول الثابتة في المؤسسات الكبيرة تحتوي على أخطاء أو معلومات غير دقيقة.
كما تشير تقارير PwC إلى أن ما بين 10٪ إلى 30٪ من الأصول المدرجة في السجلات لا وجود لها فعليًا على أرض الواقع.
في النهاية تبدأ الأنظمة في سرد قصة لا تعكس الواقع الحقيقي.
ما هو التحقق المادي من الأصول؟
التحقق المادي من الأصول هو عملية تدقيق منهجية في الموقع تهدف إلى التأكد من:
- وجود الأصل فعليًا
- الموقع الصحيح للأصل
- الحالة التشغيلية
- دقة بطاقة الأصل
- الملكية والاستخدام
- الحالة الفعلية للأصل
المؤسسات التي تقوم بعمليات تحقق سنوية من الأصول تقلل من اختلافات التدقيق بنسبة تصل إلى 65٪.
ما هي تنقية البيانات؟
تنقية البيانات هي عملية تصحيح الأخطاء في سجلات الأصول بحيث تعكس الواقع الفعلي، وذلك من خلال:
- إزالة السجلات المكررة
- حذف الأصول الوهمية
- تصحيح المواقع والأقسام
- تحديث بيانات الإهلاك
- توحيد طرق تسمية الأصول
- إضافة الأصول غير المسجلة
تحسين جودة بيانات الأصول يمكن أن يزيد الكفاءة التشغيلية بنسبة تتراوح بين 20٪ و30٪.
لماذا يعد التحقق وتنقية البيانات أمرًا مهمًا؟
- الدقة المالية
البيانات غير الدقيقة للأصول تؤثر على:
- الإهلاك
- الميزانيات الرأسمالية
- التغطية التأمينية
- التقارير المالية
ضعف رؤية الأصول يساهم في خسائر عالمية سنوية تتراوح بين 3 إلى 4 تريليونات دولار.
- الجاهزية للتدقيق والامتثال
سجلات الأصول التي تم التحقق منها تقلل وقت التدقيق بنسبة تصل إلى 50٪ وتحد من التعديلات المحاسبية.
- الكفاءة التشغيلية
ما يصل إلى 40٪ من فترات توقف المعدات يحدث بسبب ضعف بيانات الأصول وليس بسبب الأعطال التقنية.
- منع الفقدان
تشير التقارير إلى أن سوء الإدارة الداخلية مسؤول عن 56٪ من حالات فقدان الأصول التشغيلية.
- التخطيط الاستراتيجي
البيانات عالية الجودة للأصول تؤدي إلى قرارات شراء أفضل بنسبة تصل إلى 28٪.
المشكلات الشائعة التي يتم اكتشافها أثناء التحقق
- أصول وهمية
- معدات غير مسجلة
- إدخالات مكررة
- حالات أصل غير صحيحة
- أصول ما زالت مسجلة على أنها نشطة بعد التخلص منها
تشير الدراسات إلى أن ما بين 15٪ إلى 20٪ من سجلات الأصول المعتمدة على الجداول الإلكترونية يتم تصنيفها بشكل غير صحيح.
عملية التحقق
- مسح الموقع وتحديد نطاق العمل
- الفحص الميداني للأصول
- مطابقة الأصول مع السجلات
- مسح البطاقات والأرقام التسلسلية والتقاط الصور
- تقييم الحالة وتصنيف المخاطر
- إعداد تقارير الفروقات
- تنقية البيانات
- إصدار سجل أصول نهائي موثق ومعتمد
المؤسسات التي تتبع هذه العملية تحقق تحسنًا في دقة البيانات يتراوح بين 30٪ إلى 60٪.
التأثير طويل المدى
بعد تنفيذ التحقق وتنقية البيانات:
- تصبح عمليات التدقيق أكثر سلاسة
- تصبح الميزانيات أكثر دقة
- تصبح الصيانة أكثر قابلية للتنبؤ
- تنخفض خسائر الأصول
الشركات التي تمتلك سجلات أصول دقيقة تقلل الهدر التشغيلي بنسبة تصل إلى 22٪.
الخلاصة
التحقق المادي من الأصول وتنقية البيانات يعيدان ربط السجلات الرقمية بالواقع المادي.
فهما يستبدلان الافتراضات بالحقائق ويوفران أساسًا موثوقًا للنزاهة المالية والكفاءة التشغيلية والتخطيط طويل الأجل.